Drucker offline in Windows: Was Sie tun können

Zuerst am Drucker selbst nachsehen

Bevor Sie am Computer etwas ändern, schauen Sie auf den Drucker:

• Ist er eingeschaltet und nicht im tiefen Ruhezustand? Drücken Sie eine Taste, um ihn aufzuwecken.
• Zeigt das Display eine Fehlermeldung, etwa Papierstau, leere Patrone oder offene Klappe? Solche Meldungen blockieren den Drucker oft vollständig.
• Leuchtet das WLAN-Symbol am Drucker? Blinkt es oder ist es aus, hat der Drucker keine Verbindung zum Router.

Ein guter Test: Machen Sie eine Kopie oder drucken Sie über das Menü am Drucker eine Testseite. Klappt das, ist die Technik in Ordnung und es geht nur um die Verbindung. Viele Geräte können auch eine Netzwerk-Konfigurationsseite drucken. Darauf steht, mit welchem WLAN der Drucker verbunden ist und welche IP-Adresse er hat.

Neu starten, aber in der richtigen Reihenfolge

Ein Neustart behebt viele Verbindungsfehler. Die Reihenfolge ist dabei wichtig, damit jedes Gerät beim Hochfahren das jeweils andere vorfindet:

1. Drucker ausschalten, PC herunterfahren.
2. Router neu starten und warten, bis alle Lämpchen wie gewohnt leuchten. Das dauert oft zwei bis drei Minuten.
3. Drucker einschalten und warten, bis das WLAN-Symbol dauerhaft leuchtet.
4. PC einschalten und einen Testdruck starten.

Ist der Drucker im richtigen Netzwerk?

Drucker und Computer müssen im selben Netzwerk sein. Typische Stolperfallen:

• Gast-WLAN: Geräte im Gastnetz können Geräte im Heimnetz nicht sehen. Ist der Laptop versehentlich im Gast-WLAN, findet er den Drucker nicht.
• Repeater mit eigenem Namen: Manche Repeater bauen ein eigenes WLAN auf. Je nach Einstellung können Geräte darin den Drucker nicht erreichen.
• Neuer Router oder neues WLAN-Passwort: Der Drucker kennt das neue Passwort nicht und bleibt draußen. Dann muss das WLAN am Drucker neu eingerichtet werden, meist über das Display oder die App des Herstellers.

Vergleichen Sie den WLAN-Namen auf der Netzwerk-Konfigurationsseite des Druckers mit dem WLAN, in dem Ihr PC gerade ist.

In Windows: Warteschlange und Offline-Einstellung

Hängende Druckaufträge löschen

Ein einziger hängender Auftrag kann alle folgenden blockieren. Öffnen Sie Einstellungen → Bluetooth und Geräte → Drucker und Scanner, klicken Sie auf Ihren Drucker und dann auf Druckwarteschlange öffnen. Löschen Sie dort alle Aufträge. Lässt sich ein Auftrag nicht löschen, hilft der Neustart des Dienstes weiter unten.

"Drucker offline verwenden" ausschalten

Im Fenster der Druckwarteschlange gibt es die Option Drucker offline verwenden. Je nach Windows-Version finden Sie sie im Menü Drucker oder hinter den drei Punkten oben rechts. Ist dort ein Haken gesetzt, schickt Windows absichtlich nichts an den Drucker. Entfernen Sie den Haken.

Den Dienst Druckwarteschlange neu starten

Windows verwaltet alle Druckaufträge über einen eigenen Dienst. Hängt er, hilft ein Neustart:

1. Drücken Sie die Windows-Taste, tippen Sie services.msc und drücken Sie Enter.
2. Suchen Sie in der Liste den Eintrag Druckwarteschlange. Microsoft nennt ihn in manchen Anleitungen auch Druckspooler.
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie Neu starten.

Danach versuchen Sie erneut zu drucken.

Die häufigste Dauerursache: eine neue IP-Adresse

Jedes Gerät im Heimnetz hat eine Adresse, die IP-Adresse. Der Router vergibt sie automatisch. Nach einem Router-Neustart oder einer längeren Pause bekommt der Drucker manchmal eine andere Adresse. Windows sucht ihn dann weiter unter der alten und meldet "offline".

Die Lösung ist, im Router festzulegen, dass der Drucker immer dieselbe Adresse bekommt. Bei einer FRITZ!Box geht das unter Heimnetz → Netzwerk: Klicken Sie beim Drucker auf das Bearbeiten-Symbol und setzen Sie den Haken bei Diesem Netzwerkgerät immer die gleiche IPv4-Adresse zuweisen. Andere Router haben eine vergleichbare Einstellung, oft unter Begriffen wie "DHCP-Reservierung" oder "feste IP".

Nach dieser Änderung entfernen Sie den Drucker einmal in Windows und fügen ihn neu hinzu, damit Windows die richtige Adresse kennt.

Drucker entfernen und neu hinzufügen

Wenn alles andere nichts gebracht hat, richten Sie den Drucker in Windows neu ein:

1. Öffnen Sie Einstellungen → Bluetooth und Geräte → Drucker und Scanner.
2. Klicken Sie auf den Drucker und dann auf Entfernen.
3. Starten Sie den PC neu.
4. Klicken Sie wieder unter Drucker und Scanner auf Gerät hinzufügen und warten Sie, bis der Drucker erscheint.

Erscheint der Drucker nicht, ist er nicht im Netzwerk. Dann gehen Sie noch einmal zurück zu den Prüfschritten am Drucker.

Die App des Herstellers

Fast jeder Hersteller bietet eine eigene App oder Software an, zum Beispiel HP Smart, die Epson-Software, Canon-Apps oder Brother iPrint&Scan. Diese Programme können den Drucker im Netzwerk suchen, die WLAN-Verbindung neu einrichten und zeigen Fehler oft verständlicher an als Windows. Laden Sie die App nur von der Website des Herstellers oder aus dem Microsoft Store, nicht über Werbeanzeigen in Suchmaschinen.

Am Mac in Kürze

Am Mac öffnen Sie Systemeinstellungen → Drucker & Scanner, wählen den Drucker aus und öffnen seine Warteliste. Ist sie angehalten, klicken Sie auf Fortsetzen und löschen hängende Aufträge. Hilft das nicht, entfernen Sie den Drucker in derselben Übersicht und fügen ihn neu hinzu. Die Ursachen sind dieselben wie bei Windows: falsches WLAN, geänderte IP-Adresse oder ein hängender Auftrag.

Was Sie besser nicht tun sollten

• Nicht wahllos Treiber von fremden Download-Seiten installieren. Die Offline-Meldung deutet auf ein Verbindungsproblem hin, ein neuer Treiber ändert daran meist nichts.
• Den Drucker nicht mehrfach hinzufügen. Sonst stehen in Windows mehrere Einträge für denselben Drucker, und oft ist ausgerechnet der falsche als Standard eingestellt. Löschen Sie überzählige Einträge.
• Nicht auf angebliche Support-Hotlines aus Suchergebnissen anrufen. Es gibt gefälschte "Drucker-Hilfe"-Seiten, die Fernzugriff auf Ihren PC verlangen. Mehr dazu in unserem Ratgeber zu falschen Microsoft-Anrufen.

Wenn Sie nicht weiterkommen

Manchmal liegt die Ursache im Zusammenspiel von Router, Repeater und Drucker, und die lässt sich am Telefon schwer finden. Auch ein Drucker, der nach einem Routertausch das neue WLAN nicht annimmt, braucht oft einen Blick vor Ort.

Wir kommen in Kiel und im Einsatzgebiet rund um Kiel zu Ihnen nach Hause, richten den Drucker mit fester Adresse ein und zeigen Ihnen, was Sie beim nächsten Mal selbst prüfen können. Mehr zur Druckerhilfe und zu den Preisen. Wenn das WLAN insgesamt schwächelt, hilft auch unser Ratgeber WLAN zu langsam.

Weiterführende Quellen

• Microsoft Support: Druckerverbindungs- und Druckprobleme in Windows beheben
• FRITZ!: Netzwerkgerät immer die gleiche IP-Adresse zuweisen lassen