Drucker mit dem WLAN verbinden: Schritt für Schritt

Bevor Sie anfangen

Legen Sie den Namen Ihres WLANs und das WLAN-Passwort bereit. Beides steht bei vielen Routern auf einem Aufkleber an der Unterseite, sofern es nie geändert wurde. Wenn Sie das Passwort nicht mehr wissen, hilft unser Ratgeber WLAN-Passwort vergessen.

Bei einem neuen Drucker setzen Sie zuerst Patronen oder Toner ein und legen Papier ein. Viele Geräte führen erst danach durch die WLAN-Einrichtung. Stellen Sie den Drucker für die Einrichtung nicht zu weit vom Router entfernt auf. Steht er im Keller und der Router zwei Etagen höher, ist das Signal womöglich schon zu schwach.

Das Gerät, von dem aus Sie später drucken wollen, muss im selben WLAN sein wie der Drucker.

Weg 1: Über das Display am Drucker

Drucker mit Bildschirm haben ein Menü für die Netzwerkeinrichtung. Es heißt je nach Hersteller etwa WLAN, Netzwerk, Wireless oder Wi-Fi, manchmal führt ein Symbol mit Funkwellen dorthin. Darin finden Sie einen Einrichtungsassistenten:

1. Starten Sie den Assistenten. Der Drucker sucht nach WLANs in der Nähe.
2. Wählen Sie den Namen Ihres WLANs aus der Liste.
3. Geben Sie das WLAN-Passwort ein. Achten Sie auf Groß- und Kleinschreibung und verwechseln Sie nicht die Null mit dem Buchstaben O.
4. Bestätigen Sie. Nach kurzer Zeit meldet der Drucker die Verbindung, und das WLAN-Symbol leuchtet dauerhaft.

Die Tastatur auf kleinen Druckerdisplays ist mühsam. Tippen Sie langsam, denn ein einziger falscher Buchstabe genügt, damit die Verbindung scheitert.

Zur Kontrolle können viele Drucker eine Netzwerk-Konfigurationsseite ausdrucken. Darauf steht, mit welchem WLAN der Drucker verbunden ist und welche Adresse er bekommen hat.

Weg 2: Mit der WPS-Taste am Router

Mit WPS müssen Sie das Passwort nicht eintippen. Das ist praktisch bei Druckern ohne Display. Drucker und Router tauschen die Zugangsdaten dabei per Knopfdruck aus:

1. Starten Sie am Drucker die WPS-Verbindung. Je nach Modell geht das im WLAN-Menü des Displays oder über eine Taste am Drucker, oft mit WLAN-Symbol. Den genauen Weg nennt die Bedienungsanleitung des Druckers.
2. Drücken Sie innerhalb von zwei Minuten die WPS-Taste am Router. Bei der FRITZ!Box heißt sie je nach Modell Connect, WPS oder WLAN/WPS. Wie lange Sie drücken müssen, steht in der Anleitung des Routers.
3. Warten Sie, bis der Drucker die Verbindung meldet.

Pro Tastendruck lässt sich nur ein Gerät verbinden. Passiert gar nichts, ist WPS am Router womöglich ausgeschaltet. Bei der FRITZ!Box finden Sie die Einstellung in der Benutzeroberfläche unter WLAN → Sicherheit, Reiter WPS-Schnellverbindung.

Weg 3: Mit der App des Herstellers

Die großen Druckerhersteller bieten Apps für Smartphone und Computer an, die durch die Einrichtung führen, zum Beispiel die HP App (früher HP Smart) oder die Apps von Canon, Epson und Brother. Die App findet den neuen Drucker, fragt nach Ihrem WLAN und überträgt die Zugangsdaten. Bei Druckern ohne Display ist das oft der bequemste Weg.

Laden Sie die App nur aus dem App Store, dem Google Play Store, dem Microsoft Store oder von der Website des Herstellers. Über Werbeanzeigen in Suchmaschinen landen Sie mitunter auf gefälschten Hilfeseiten, die Fernzugriff auf Ihren Computer verlangen. Was dann zu tun ist, steht im Ratgeber zu falschen Microsoft-Anrufen.

Lesen Sie während der Einrichtung genau, was Sie bestätigen. Viele Assistenten bieten nebenbei ein Tinten-Abo an oder möchten ein Kundenkonto anlegen. Für die WLAN-Verbindung brauchen Sie kein Abo. Bei HP-Druckern kann die Einrichtung außerdem HP+ anbieten. Stiftung Warentest berichtete 2022, dass sich HP+ danach für diesen Drucker nicht mehr abschalten lässt: Er muss dann dauerhaft mit dem Internet verbunden sein und nimmt keine günstigere Fremdtinte mehr an.

Den Drucker an Computer und Handy hinzufügen

Ist der Drucker im WLAN, muss ihn jedes Gerät, das drucken soll, einmal finden.

Windows 11

Öffnen Sie Einstellungen → Bluetooth und Geräte → Drucker und Scanner und klicken Sie auf Gerät hinzufügen. Nach einigen Sekunden erscheint der Drucker in der Liste. Klicken Sie daneben auf Gerät hinzufügen. Den passenden Treiber richtet Windows in den meisten Fällen selbst ein.

Mac

Öffnen Sie Systemeinstellungen → Drucker & Scanner und klicken Sie auf Drucker, Scanner oder Fax hinzufügen. Wählen Sie den Drucker aus der Liste und klicken Sie auf Hinzufügen.

iPhone und iPad

Mit einem AirPrint-Drucker müssen Sie nichts einrichten. Tippen Sie in der App, aus der Sie drucken möchten, auf das Teilen-Symbol und dann auf Drucken. Tippen Sie auf Kein Drucker ausgewählt, wählen Sie Ihren Drucker und tippen Sie oben rechts auf Drucken. Nicht jede App kann drucken.

Android

Viele Android-Handys finden WLAN-Drucker über den eingebauten Druckdienst. Den Befehl Drucken finden Sie im Menü der jeweiligen App, oft unter Teilen oder hinter den drei Punkten. Findet das Handy den Drucker nicht, hilft die App des Herstellers.

Wenn der Drucker das WLAN nicht findet

• Nur 2,4 GHz: Viele Drucker funken nur im 2,4-GHz-Band. Bietet Ihr Router für 2,4 und 5 GHz getrennte WLAN-Namen an, wählen Sie am Drucker den Namen für 2,4 GHz.
• Gast-WLAN: Das Gastnetz ist vom Heimnetz getrennt. Ein Drucker darin ist für Ihren Computer unsichtbar. Melden Sie ihn im normalen WLAN an.
• Ein Netz namens DIRECT: Taucht in der WLAN-Liste Ihres Laptops oder Handys ein Netz auf, dessen Name mit DIRECT beginnt, ist das ein eigenes kleines Netz des Druckers. Verbinden Sie Ihre Geräte für das Drucken zu Hause nicht damit, denn Ihr Laptop ist in dieser Zeit meist nicht im Internet.
• Zu weit weg: Bei schwachem Signal am Standort des Druckers kommt die Verbindung nicht zustande oder bricht ab. Probieren Sie die Einrichtung einmal mit dem Drucker in der Nähe des Routers. Klappt es dort, braucht der eigentliche Standort besseren Empfang, etwa durch einen Repeater. Mehr dazu in WLAN zu langsam.
• Ein sehr altes Gerät: Ältere Drucker kommen mit den Sicherheitseinstellungen neuer Router manchmal nicht zurecht. Eine Änderung am Router betrifft alle Geräte im Haus. Lassen Sie sich dabei helfen, statt die Verschlüsselung auf eigene Faust abzuschwächen.

Damit der Drucker verbunden bleibt

Geben Sie dem Drucker im Router eine feste Adresse. Sonst bekommt er nach einem Router-Neustart unter Umständen eine neue, und Windows meldet ihn als offline. Wie das bei der FRITZ!Box geht, steht in unserem Ratgeber Drucker offline.

Wenn Sie einen neuen Router bekommen, können Sie dort WLAN-Namen und Passwort des alten Routers übernehmen. Dann melden sich Drucker, Fernseher und andere Geräte in der Regel von selbst wieder an, und Sie müssen nicht jedes Gerät neu einrichten.

Wenn Sie nicht weiterkommen

Nimmt der Drucker das WLAN partout nicht an, liegt die Ursache oft im Zusammenspiel von Router, Repeater und Drucker. Das lässt sich am Telefon schwer eingrenzen.

Wir kommen in Kiel und im Einsatzgebiet rund um Kiel zu Ihnen nach Hause, bringen den Drucker ins WLAN, richten ihn an Ihrem PC, Laptop und Handy ein und machen mit Ihnen einen Probedruck. Mehr zur Druckerhilfe und zu den Preisen.

Weiterführende Quellen

• Apple Support: Mit AirPrint auf dem iPhone oder iPad drucken
• Microsoft Support: Druckerverbindungs- und Druckprobleme in Windows beheben
• Stiftung Warentest: HP Smart und HP+, Verwirrung um HPs Drucker-App