Fotos und Dokumente sichern: Backup einfach erklärt

Warum ein Backup nötig ist

Computer und Handys gehen kaputt, fallen herunter oder werden gestohlen. Häufiger noch löscht man versehentlich etwas selbst. Und dann gibt es Erpressungssoftware (Ransomware), die alle erreichbaren Dateien verschlüsselt, auch die auf einer angeschlossenen Festplatte.

Nicht ersetzen lassen sich vor allem Fotos, persönliche Dokumente und Unterlagen wie Verträge, Rentenbescheide oder Scans. Programme lassen sich neu installieren, Fotos und eigene Dokumente dagegen nicht.

Die 3-2-1-Regel im Alltag

Die Regel klingt technisch, ist aber einfach umzusetzen:

• Kopie 1 sind Ihre Daten auf dem Computer oder Handy.
• Kopie 2 ist eine automatische Sicherung, meist in der Cloud des Herstellers (OneDrive, iCloud, Google).
• Kopie 3 liegt auf einer externen Festplatte, die nicht ständig angeschlossen ist. Wer möchte, bewahrt sie bei Angehörigen auf.

So ist immer mindestens eine Kopie an einem anderen Ort, und mindestens eine ist vom Computer getrennt.

Externe Festplatte oder Cloud?

Am besten nutzen Sie beides.

Externe Festplatte oder SSD

• Sie haben die Daten selbst in der Hand.
• Kein Abo, kein Internet nötig.
• Liegt sie im selben Haus, schützt sie nicht vor Brand oder Einbruch.
• Funktioniert nur, wenn Sie sie auch wirklich anschließen.

Cloud

• Läuft automatisch im Hintergrund.
• Die Daten liegen außer Haus.
• Kostenloser Speicher ist schnell voll, mehr kostet monatlich.
• Löschen Sie etwas auf dem Gerät, wird es oft auch in der Cloud gelöscht. Eine Synchronisierung ist deshalb kein vollständiges Backup.

So geht es unter Windows

Windows-Sicherung mit OneDrive

Windows 11 und Windows 10 haben die App Windows-Sicherung. Sie finden sie, indem Sie im Startmenü "Sicherung" eintippen, oder unter Einstellungen → Konten → Windows-Sicherung. Damit werden die Ordner Desktop, Dokumente, Bilder, Videos und Musik mit OneDrive abgeglichen, dazu Einstellungen und die Liste Ihrer Apps.

Voraussetzung ist ein persönliches Microsoft-Konto. Der kostenlose OneDrive-Speicher ist klein, für eine größere Fotosammlung reicht er meist nicht.

Dateiversionsverlauf auf externe Festplatte

Für die Kopie auf der eigenen Festplatte gibt es den Dateiversionsverlauf. Unter Windows 11 öffnen Sie ihn über Systemsteuerung → System und Sicherheit → Dateiversionsverlauf (im Startmenü "Systemsteuerung" eintippen). Schließen Sie die Festplatte an, wählen Sie sie aus und klicken Sie auf Einschalten.

Der Dateiversionsverlauf speichert ältere Fassungen Ihrer Dateien. Haben Sie ein Dokument versehentlich überschrieben, holen Sie die Version von letzter Woche zurück.

So geht es am Mac

Am Mac heißt die eingebaute Sicherung Time Machine. Schließen Sie eine externe Festplatte an und öffnen Sie Systemeinstellungen → Allgemein → Time Machine. Fügen Sie die Festplatte als Backup-Volume hinzu. Apple empfiehlt eine Festplatte mit mindestens doppelt so viel Speicher wie der Mac.

Solange die Festplatte angeschlossen ist, sichert Time Machine automatisch stündlich und hebt ältere Stände auf. Wer die Platte nur ab und zu anschließt, startet die Sicherung über das Time-Machine-Symbol in der Menüleiste von Hand.

So geht es am iPhone

Das iPhone lässt sich auf zwei Wegen sichern:

iCloud-Backup: Unter Einstellungen → Ihr Name → iCloud → iCloud-Backup schalten Sie die Sicherung ein. Sie läuft automatisch, wenn das iPhone im WLAN und am Ladegerät ist. Der kostenlose iCloud-Speicher ist klein, bei vielen Fotos brauchen Sie mehr Speicher.

Am Computer: Am Mac sichern Sie das iPhone im Finder, an einem Windows-PC mit der App Apple Geräte aus dem Microsoft Store (früher iTunes). Schalten Sie dabei die Verschlüsselung ein, dann werden auch gespeicherte Passwörter und Gesundheitsdaten gesichert. Merken Sie sich das Passwort gut, ohne es lässt sich das Backup nicht wiederherstellen.

Für Ihre Fotos bedeutet das: Liegen sie in iCloud-Fotos, sind sie nicht Teil des iCloud-Backups, sondern werden getrennt synchronisiert. Laden Sie sie deshalb ab und zu zusätzlich auf den Computer oder die externe Festplatte.

So geht es bei Android

Android-Smartphones sichern in Ihr Google-Konto: Apps, Kontakte, Anrufliste, Einstellungen und SMS. Den Stand prüfen Sie meist unter Einstellungen → Google → Alle Dienste → Sicherung, dort auch Jetzt sichern. Bei manchen Herstellern liegt der Punkt etwas anders, suchen Sie dann in den Einstellungen nach "Sicherung".

Fotos und Videos sichert die App Google Fotos, wenn dort die Sicherung eingeschaltet ist. Auch hier gilt: Der kostenlose Google-Speicher wird mit vielen Fotos schnell voll. Fotos lassen sich per USB-Kabel zusätzlich auf den Computer kopieren.

Die Sicherung testen

Ob eine Sicherung funktioniert, wissen Sie erst, wenn Sie etwas daraus zurückgeholt haben. Probieren Sie deshalb gelegentlich aus, ob Sie wirklich an Ihre Daten kommen:

• Öffnen Sie auf der externen Festplatte ein paar Fotos und ein Dokument.
• Stellen Sie unter Windows eine Datei über den Dateiversionsverlauf wieder her, am Mac über Time Machine.
• Melden Sie sich im Browser bei iCloud, Google Fotos oder OneDrive an und sehen Sie nach, ob die neuesten Fotos dort angekommen sind.

Machen Sie diesen Test unbedingt, bevor Sie ein altes Handy oder einen alten Computer zurücksetzen oder weggeben.

Typische Fehler

Die Festplatte bleibt dauerhaft angeschlossen. Erpressungssoftware verschlüsselt alles, was sie erreicht, auch die Sicherung. Schließen Sie die Festplatte für das Backup an und ziehen Sie sie danach wieder ab.

Alles liegt nur in einer Cloud. Wird das Konto gesperrt, das Passwort vergessen oder ein Ordner versehentlich gelöscht, ist die einzige Kopie betroffen.

Fotos werden vom Handy gelöscht, weil "sie ja in der Cloud sind". Prüfen Sie vorher in der Cloud selbst, ob wirklich alle Fotos angekommen sind.

Das Passwort für das verschlüsselte Backup ist unbekannt. Bewahren Sie es sicher auf, zum Beispiel im Passwort-Manager (siehe unseren Ratgeber zu sicheren Passwörtern).

Wenn Sie nicht weiterkommen

Viele Haushalte haben Fotos verteilt auf altem Laptop, Handy, Tablet und einigen USB-Sticks. Ein Backup einzurichten heißt dann auch, erst einmal alles an einem Ort zusammenzuführen.

Wir kommen in Kiel und im Einsatzgebiet in der Umgebung zu Ihnen nach Hause, sammeln Ihre Daten zusammen, richten die Sicherung auf Ihren Geräten ein und zeigen Ihnen, wie Sie sie selbst prüfen. Mehr dazu unter Daten übertragen, Cloud und E-Mail einrichten und Preise.

Weiterführende Quellen

• BSI: Datensicherung Schritt für Schritt erklärt
• Apple Support: Backup-Methoden für iPhone und iPad