E-Mails kommen nicht an: Ursachen und Lösungen

Der wichtigste Test: das Webmail im Browser

Öffnen Sie die Website Ihres Anbieters, zum Beispiel GMX, WEB.DE, T-Online, Gmail oder Outlook.com, und melden Sie sich dort an. Diese Ansicht zeigt, was tatsächlich auf dem Server Ihres Anbieters liegt.

• Die Mail ist im Webmail, aber nicht in der App: Das Problem liegt am Gerät oder Programm. Springen Sie zum Abschnitt über das E-Mail-Programm.
• Die Mail fehlt auch im Webmail: Sie ist nie angekommen oder wurde verschoben. Lesen Sie die nächsten Abschnitte.
• Sie können sich nicht anmelden oder das Webmail lädt nicht: Prüfen Sie, ob Ihr Anbieter eine Störung meldet. Die großen Anbieter informieren auf ihren Hilfeseiten darüber. Bei einer Störung hilft nur Abwarten.

Wenn die Mails auch im Webmail fehlen

Spam- und Junk-Ordner

Schauen Sie hier zuerst nach. Gerade Mails von neuen Absendern, Rechnungen mit Anhang oder Rundschreiben landen gern im Spam-Ordner. Markieren Sie eine fälschlich aussortierte Mail dort als "Kein Spam". Dann lernt der Filter dazu.

Das Postfach ist voll

Jedes Postfach hat eine Speichergrenze. Ist sie erreicht, nimmt der Anbieter keine neuen Mails mehr an, und die Absender bekommen eine Fehlermeldung. Im Webmail sehen Sie meist am Rand oder in den Einstellungen, wie viel Platz belegt ist. Leeren Sie den Papierkorb und den Spam-Ordner und löschen Sie alte Mails mit großen Anhängen.

Filter, Regeln und Weiterleitungen

Vielleicht haben Sie selbst oder jemand anderes vor Jahren eine Regel angelegt, die bestimmte Mails automatisch in einen Ordner verschiebt, löscht oder an eine andere Adresse weiterleitet. Schauen Sie in den Einstellungen des Webmails nach Begriffen wie "Filterregeln", "Regeln" oder "Weiterleitung". Eine unbekannte Weiterleitung an eine fremde Adresse ist ein Warnsignal: Dann sollten Sie auch Ihr Passwort ändern.

Falsche Adresse angegeben

Ein vertauschter Buchstabe genügt. Häufig verwechselt werden zum Beispiel gmx.de und gmx.net. Auch Punkte, Bindestriche oder Ziffern im vorderen Teil der Adresse gehen beim Weitersagen leicht verloren. Lassen Sie sich die Adresse vom Absender vorlesen oder schicken Sie ihm selbst eine Mail, auf die er antwortet.

Absender gesperrt

In den Einstellungen gibt es meist eine Liste blockierter Absender. Wer dort steht, kommt nicht durch. Entfernen Sie Einträge, die versehentlich hineingeraten sind.

Wenn die Mails nur im E-Mail-Programm fehlen

Nach einer Passwortänderung

Haben Sie Ihr Passwort im Webmail geändert, kennt das Programm auf PC, iPhone oder Android-Handy noch das alte. Es zeigt dann eine Fehlermeldung oder holt einfach keine Mails mehr ab. Tragen Sie das neue Passwort in den Kontoeinstellungen des Programms ein:

• iPhone: Einstellungen → Apps → Mail → Mail-Accounts, bei älteren iOS-Versionen direkt unter Mail. Oft fragt das iPhone auch von selbst nach dem neuen Passwort.
• Android: in der Mail-App über das Menü und die Kontoeinstellungen. Der genaue Weg hängt von der App ab.
• Outlook, Thunderbird, Apple Mail am PC oder Mac: in den Konto-Einstellungen des Programms.

Ein Passwort-Manager hilft, damit Sie neue Passwörter nicht vergessen.

IMAP oder POP3: Warum Mails nur auf einem Gerät erscheinen

Es gibt zwei Arten, wie ein Programm Mails abholt:

IMAP lässt die Mails auf dem Server und zeigt sie auf allen Geräten gleich an. Was Sie am Handy lesen oder löschen, ist auch am PC gelesen oder gelöscht.

POP3 lädt die Mails auf ein Gerät herunter und löscht sie je nach Einstellung danach vom Server. Dann sind sie nur noch auf diesem einen Gerät. Holt etwa ein alter Laptop die Mails per POP3 ab, sehen Sie sie auf dem Handy nicht mehr.

Wenn Sie Mails auf mehreren Geräten lesen, ist IMAP fast immer die bessere Wahl. Die Umstellung bedeutet meist, das Konto im Programm neu einzurichten. Sichern Sie vorher die Mails, die nur auf dem Gerät liegen.

GMX und WEB.DE: Zugriff für Mail-Programme freischalten

Bei GMX und WEB.DE ist der Abruf über POP3 und IMAP in den Grundeinstellungen ausgeschaltet. Laut den Hilfeseiten der Anbieter wird er zudem wieder abgeschaltet, wenn längere Zeit kein Programm darauf zugegriffen hat. Dann funktioniert das Webmail, aber Outlook, Thunderbird oder die Mail-App auf dem iPhone bekommen nichts mehr.

Melden Sie sich im Webmail an, öffnen Sie die E-Mail-Einstellungen und dort den Bereich POP3/IMAP. Schalten Sie den Zugriff dort ein.

Was Sie besser nicht tun sollten

• Nicht auf Mails reagieren, die ein volles Postfach melden und einen Link zum "Erweitern" anbieten. Das ist eine häufige Phishing-Masche. Mehr dazu in unserem Ratgeber Phishing-Mails erkennen.
• Das Konto nicht vorschnell löschen und neu anlegen, wenn es per POP3 eingerichtet ist. Sonst können Mails verloren gehen, die nur auf diesem Gerät gespeichert sind.
• Nicht dasselbe Konto mehrfach im selben Programm einrichten. Das führt zu doppelten oder fehlenden Mails.

Kurz: Wenn das Senden nicht klappt

Bleiben Mails im Postausgang hängen oder kommt eine Fehlermeldung zurück, prüfen Sie:

• Rückmeldung lesen: Eine Mail von "Mail Delivery System" oder mit "Unzustellbar" im Betreff nennt meist den Grund, etwa eine falsch geschriebene Adresse oder ein volles Postfach beim Empfänger.
• Passwort für den Postausgang: Nach einer Passwortänderung muss es in manchen Programmen für den Ausgangsserver getrennt eingetragen werden.
• Zu große Anhänge: Viele Anbieter begrenzen die Größe. Große Fotos oder Videos teilen Sie besser über einen Cloud-Link.
• Webmail-Gegenprobe: Klappt das Senden im Webmail, liegt der Fehler wieder am Programm.

Wenn Sie nicht weiterkommen

E-Mail-Konten sind oft über Jahre gewachsen. Wenn etwa ein alter Laptop per POP3 abholt und das neue Handy per IMAP, fehlen Mails scheinbar ohne Grund. Das zu entwirren, geht am besten am Gerät selbst und mit Ihren Zugangsdaten in der Hand.

Wir kommen in Kiel und im Einsatzgebiet rund um Kiel zu Ihnen nach Hause, richten Ihre Konten auf allen Geräten einheitlich ein und sichern vorher, was nur lokal liegt. Mehr dazu unter E-Mail und Cloud einrichten und bei den Preisen.

Weiterführende Quellen

• GMX Hilfe: POP3/IMAP einschalten
• WEB.DE Hilfe: POP3/IMAP einschalten